Le bail commercial est l’un des premiers contrats qu’on signe lorsqu’on démarre une entreprise. Il s’agit donc d’un document très important, surtout lorsqu’on s’engage pour plusieurs années, et pour des loyers mensuels de plusieurs milliers de dollars. Le problème c’est qu’un bon bail commercial fait souvent une centaine de pages !

Comment arriver à comprendre un document d’une centaine de page écrit en des termes juridiques compliqués ?

Réviser l’ensemble du bail avec un professionnel est fortement recommandé, mais couteux, et encore là il faut au moins comprendre quelques notions de bases pour ne pas rapidement se sentir dépassé.

Pour vous aider à maitriser certains éléments essentiels d’un bail commercial, voici 10 secrets de pro sur le bail commercial.

1) La publication du bail commercial

Publier le bail commercial est la chose la plus importante à connaitre et à faire pour le locataire d’un local commercial, et c’est pour cette raison que nous le mettons en premier dans notre liste.

La raison est fort simple. Si le propriétaire vend son immeuble, le nouvel acheteur peut mettre fin au bail dans les 12 mois de l’envoi d’un simple avis si le bail n’est pas publié. Cependant, si le bail est publié, le nouvel acheteur doit le respecter entièrement pour toute sa durée et pour les options de renouvellement.

Imaginez que vous investissez des dizaines, voire des centaines de milliers de dollars dans l’aménagement d’un local, et que vous vous dites que votre bail est d’une durée de 5 ans ou 10 ans, et que vous allez pouvoir récupérer votre argent au cours de ces années.

Imaginez que vous déployez des ressources et de l’énergie colossales pour que les clients viennent dans votre commerce.

Imaginez maintenant que votre propriétaire vend son immeuble deux ans après le début de votre bail. Si votre bail n’est pas publié, vous perdez tout, sans possibilité de recours.

La publication du bail est votre seule protection dans ce genre de situation. Par ailleurs, ce qui est fantastique c’est que le propriétaire ne peut pas vous empêcher de publier votre bail et que ça ne coute pas cher à faire.

Par contre, la publication du bail doit absolument être faite au registre foncier par un avocat ou par un notaire.

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2) L’aménagement du local

L’aménagement du local est aussi une considération importante car les locataires dépenses souvent des centaines de milliers de dollars pour rendre le local à l’image de leur entreprise ou simplement pour se conformer aux exigences d’un franchiseur.

Le premier secret de pro à connaitre à ce sujet, c’est qu’il est possible de demander au locateur d’accorder au locataire des mois de loyer gratuit pendant la période d’aménagement.

Il est aussi possible d’obtenir une allocation pour payer les travaux de la part du locateur parce que lors que le bail prend fin, c’est le locateur qui bénéficie des aménagements du locataire, car en principe, c’est lui qui les conserve.

Dernier secret de pro au sujet de l’aménagement du local, le locataire devrait choisir un entrepreneur de son choix pour effectuer les travaux. Compte tenu de la variation des prix d’un entrepreneur à l’autre, il est important de pouvoir choisir un entrepreneur de confiance qui chargera le meilleur prix possible. Il faut aussi s’assurer que l’entrepreneur finisse les travaux dans les temps car la période de congé de loyer pour l’aménagement est normalement limitée.

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3) Le bail commercial est la loi des parties

Contrairement au bail de logement, les parties au bail commercial peuvent encadrer leurs relations avec une liberté presque totale.

Essentiellement, les seules restrictions sont les clauses qui imposent l’obligation de commettre un acte criminel, qui sont illégales, ou contraire à l’ordre public, comme imposer un taux d’intérêt de 60 %, ou encore payer son loyer avec de la drogue ou en échange de faveurs sexuelles. Par ailleurs, comme nous l’avons vu, il est aussi illégal de prévoir une clause qui interdit au locataire de publier son bail.

Il existe également quelques autres limites, comme le fait d’imposer des pénalités abusives en cas de non-respect du bail.

Par contre, en dehors de ces quelques restrictions, il est possible d’imposer une panoplie d’obligations qui sont impossibles à prévoir dans un bail de logement. On peut par exemple exiger un dépôt de sécurité, le paiement des loyers en avance, restreindre la possibilité de céder le bail ou de sous-louer, et bien plus encore.

L’expression consacré : « le bail est la loi des parties » provient du fait que le bail commercial est la véritable loi entre les parties et qu’il a préséance sur les dispositions contradictoires qui sont prévus par une loi, comme le Code civil du Québec, et qui ne sont pas d’ordre public, donc obligatoire à respecter.

4) Le loyer de base, le loyer additionnel et le loyer proportionnel

Le loyer de base, le loyer additionnel et le loyer proportionnel sont les trois (3) types de loyer que l’on retrouvent dans un bail commercial. Souvent, on y retrouve le loyer de base et le loyer additionnel, et plus rarement, le loyer dit proportionnel.

Le loyer de base est le montant que l’on paie uniquement pour le local. Il est normalement déterminé en pied carré. Par exemple, un local d’une superficie de 3000 pi2 à 20 $/pi2 coutera 60 000 $ annuellement, pour le loyer de base. Ce montant est généralement réparti en 12 versements égaux, et il varie en fonction du prestige de l’immeuble et de son emplacement.

Le loyer additionnel est le montant que le locateur fait assumer au locataire pour couvrir ses charges. Certains baux emplois le terme net-net-net, ce qui signifie que toutes les charges du locateur pour l’exploitation de l’immeuble seront à la charge du locataire. Ces charges peuvent comprendre beaucoup de choses, comme les salaires des employés du locateurs, les frais d’entretien, assurances, taxes, etc. Comme le loyer de base, il est normalement déterminé en pied carré sur une estimation des frais d’exploitation du locateur pour une année. Ainsi, si le locateur a trois (3) locaux de 3000 pi2 dans son immeuble, et qui lui en coute 36 000 $ annuellement pour exploiter son immeuble, chaque locataire doit payer 12 000 $ de louer additionnel par année, soit 4$/pi2 normalement répartie en 12 versements égaux.

Le loyer proportionnel (ou a pourcentage), qui est plus rare, consiste en le paiement d’un pourcentage des ventes du locataire au locateur. On voit souvent ce type de loyer dans les centres commerciaux.

5) La caution et les autres garanties

La plupart des baux prévoient divers moyens de pour garantir les obligations financières du locataire. Les plus répandus sont la caution et l’hypothèque sans dépossession sur l’universalité des biens qui se trouvent dans le local commercial.

La caution est une bonne protection lorsque le locataire est une société par actions qui n’a pas beaucoup d’actif alors que ses actionnaires possèdent des actifs, comme une maison, des placements, etc.

La caution fait souvent l’objet d’un contrat qui est signé par les actionnaires du locataire et qui se trouve en annexe du bail.

Il est recommandé pour le locateur de prévoir plusieurs clauses restrictives dans le contrat de caution comme la renonciation au bénéfice de la discussion, la renonciation au bénéfice de la division et l’impossibilité de mettre fin à la caution après 3 ans comme le prévoit la loi.

D’ailleurs, la caution est souvent applicable à toute la durée du bail et de ses renouvellements, sur l’ensemble des obligations financières du locataire.

Il est possible pour le locataire d’essayer de négocier une limite à cette caution. Voici deux (2) exemples de limites négociables :

a) Limiter le montant des obligations financières de la caution, par exemple 100 000 $

b) Appliquer une caution dite dégressive, par exemple 100 % des obligations financières la première année bail, 90 % la deuxième année de bail, et ainsi de suite, jusqu’à 0 %.

Enfin, les locataires devraient porter une attention particulière à la clause du contrat de caution qui prévoit qu’ils ne sont pas libérés en cas de cession de bail. Une telle clause est assez répandue et pose un problème aux actionnaires du locataire lorsqu’ils souhaitent vendent leur entreprise. Il n’est pas souhaitable de vendre une entreprise mais de demeurer responsable du paiement du loyer.

L’hypothèque mobilière sans dépossession sur l’universalité des biens qui se trouvent dans l’entreprise est simplement une garantie que le locateur met sur les biens qui meubles le local du locateur et qu’il pourra saisir ou vendre en cas de besoin. Le mot sans dépossession indique que le locataire conserve ses biens tant qu’il remplit ses obligations financières.

Le problème avec ce type d’hypothèque est que tout le monde se l’arrache, les banques, les franchiseurs et les locateurs. Pour que cette hypothèque représente une garantie valable, il faut s’assurer qu’elle est de premier ou deuxième rang, pour éviter que la banque ou le franchiseur ne laisse rien ou des miettes en cas de problème de paiement par le locataire.

6) Le renouvellement du bail commercial

Il y a essentiellement deux (2) concepts à connaitre au sujet du renouvellement du bail commercial :

- La reconduction tacite

- L’option de renouvellement

La reconduction tacite est une règle écrite dans le Code civil du Québec qui prévoit que si un locataire demeure dans le bail plus de 10 jours après son terme, le bail est renouvelé automatiquement pour une année aux mêmes conditions.

La plupart des baux prévoit une clause tout à fait légale de renonciation à la reconduction tacite qui fait en sorte que la règle du Code civil de Québec ne s’applique pas au bail, qui rappelons le, est la loi des parties.

L’option de renouvellement, comme son nom l’indique est une option que peut exercer le locataire s’il remplit certaines conditions. Généralement, il ne faut pas qu’il soit en défaut relativement à une obligation du bail pour pouvoir en bénéficier.

L’option de renouvellement est normalement assortie d’un délai pour s’en prévaloir. Ainsi, si un bail de 10 ans permet une option de renouvellement de 5 ans, on exige du locataire d’aviser le locateur de son intention de renouveler le bail au moins 6 mois avant la fin du bail, ou du premier terme de 10 ans, si vous préférez.

Cette option se négocie au tout début du bail. Le locataire a avantage à prévoir une option de renouvellement plus longue que courte puisque s’il décide de ne pas l’exercer, ça ne change rien pour lui, mais s’il décide de l’exercer, il pourra rester dans le local plus longtemps sans devoir renégocier le bail au complet.

Enfin, il est important pour le locataire d’établir d’avance le montant du loyer qui sera payable au renouvellement, puisque les tribunaux ont reconnu qu’en l’absence d’entente préalable sur le montant du loyer, le locateur peut imposer un montant beaucoup plus élevé que celui que le locataire payait pendant le premier terme du bail. Évidemment, si le montant imposé par le locateur est trop élevé pour le locataire, il perd indirectement son option de renouvellement.

7) Les activités commerciales permises

Les activités commerciales permises comportent plusieurs facettes. Elles peuvent dépendent de règlement d’urbanisme de la ville dans laquelle l’immeuble est situé. Elles peuvent aussi dépendent d’une clause de non concurrence aux autres locataires de l’immeuble. Finalement, elles peuvent dépendent des restrictions que le locateur impose quand au type de commerce qu’il souhaite avoir dans son immeuble.

La vérification du règlement d’urbanisme dépend généralement du locataire et de son courtier immobilier, s’il y a lieu. C’est à eux de vérifier si le type de commerce que le locataire veut exploiter dans le local est permis.

Les clauses de non concurrence sont généralement incluses dans le bail. Il est important que le locataire les lit attentivement afin de valider si l’ensemble ou une partie de ses activités commerciales contreviennent à ces clauses.

Enfin, les locateurs imposent souvent des restrictions à l’exploitation de certains commerces afin de conserver une certains prestige pour son immeuble. Les activités souvent restreintes sont ceux en lien avec le sexe, la drogue ou les centres de liquidation.

8) La cession du bail commercial

La cession du bail commercial peut être très similaire à la cession d’un bail de logement, ou très différentes, ça dépend vraiment du souhait des parties, et principalement du locateur.

Il a certains locateurs qui interdisent purement et simplement la cession de bail, mais c’est assez rare.

Le plus souvent, la cession de bail est permise, mais à des conditions bien précise.

Le procédure est habituellement similaire à celle que l’on retrouve pour la cession d’un bail de logement, soit la transmission d’un avis, un délai de réponse du locateur, etc.

Par contre, le locateur impose souvent des conditions pour permettre la cession du bail, comme les caractéristiques que le nouveau locataire doit remplir.

Les locateurs mettent souvent dans leurs baux une clause qui prévoit que le locataire demeure responsable des obligations financières prévue au bail même en cas de cession. Le locataire d’un bail commercial doit être vigilent face à ce genre de clause et tenté de pouvoir être complétement libéré de tout engagement après avoir cédé son bail.

9) Les obligations du locataire

L’obligation principale d’un locataire peu importe le type de bail est de payer le loyer. Cependant, il y a beaucoup d’autres obligations que le locataire doit respecter dans un bail commercial.

En principe, le locataire doit s’assurer de l’entretien et des réparations des composantes de l’immeuble qui se retrouve dans les limites de son local.

Le locataire doit aussi normalement obtenir une bonne assurance dont le montant de la couverture est habituellement prévue au bail.

En fait, il existe une panoplie très large d’obligation que le locataire doit respecter. Si bien, que la portion bail qui parle des obligations du locataire est souvent la plus longue. Il peut s’agir de l’obligation de permette un droit de visite au locateur, de respecter les lois environnementales, de respecter les règlements municipaux, d’obtenir l’autorisation du locateur pour mettre une enseigne, respecter le règlement de l’immeuble, ne pas installé d’équipement qui occasionnerait une surchage etc., etc.

Il est important de noter que beaucoup de baux prévoient une résiliation du bail avec ou sans prévis en cas de non-respect par le locataire de ses obligations. Tout locataire qui souhaite signer un bail commercial doit porter une attention particulière aux clauses qui traitent de ses obligations.

10) Les assurances

Le bail commercial peut prévoir plusieurs types d’assurance.

D’abord, il y a l’assurance responsabilité civile qui couvre les préjudices que peuvent subir les clients qui visitent le commerce, comme des chutes de glace, chute sur du plancher mouillé, etc.

Ensuite, il y a l’assurance classique en cas d’incendie ou de dommages causés à l’immeuble.

Certains locateurs ont aussi avantages à demander des assurances pour protéger les améliorations locatives, ou encore pour compenser les pertes d’exploitation ou les bries d’équipement.

Dans tous les cas, il est fortement recommandé, voire indispensable que le locataire transmette la clause d’assurance du bail à son courtier en assurance dommage, et ce, afin de magasiner le meilleur prix, mais aussi afin de valider son assurabilité.

Enfin, le paiement des primes d’assurance peut constituer une dépense importante que le locataire doit prévoir dans son budget.